Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos segredos é levar os participantes a darem o seu contributo e participarem activamente no cumprimento dos objectivos de encontro, isto porque, quando as reuniões não correm bem, os participantes consideram que o gestor não é um bom moderador e podem por em causa as suas modalidades como chefe de equipa.
É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente.
Actualmente, considera-se que as reuniões devem ser menos frequentes e mais curtas, sendo mais produtivas.
Como realizar uma reunião de Sucesso?
Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação e durante os primeiros cinco minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.
As fases seguintes demonstraram ser as mais eficazes para realizar a reunião perfeita:
Fase 1: Antes da reunião
Para quem convoca a reunião, ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo. Eis as tarefas que deverá cumprir antes da reunião:
Fazer um plano
Construa um plano objectivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda respondendo às seguintes perguntas:
Qual é o objectivo da reunião? Pretende fornecer informações à equipa ou comunicar uma decisão? Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
Qual é o resultado esperado da reunião?
Quem precisa de estar presente? Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?
Divulgar o plano da reunião
Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo:
Hora de reunião;
Local;
Objectivos e assuntos a serem discutidos;
Resultados esperados;
Preparação necessária por parte de cada um dos participantes;
Antecipar o que pode correr mal
A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões deve-se a mal entendidos face aos objectivos ou a receios provocados por uma falta de clareza na sua apresentação prévia a todos os participantes. Para evitar que isto aconteça:
1 -Melhore o seu planeamento: não deixe de pedir a ajuda aos outros participantes ou até a colegas seus que estejam mais familiarizados com o processo de planeamento e condução de reuniões.
2 -Tente reunir consenso: consiga o consenso sobre regras básicas para que todos apoiem as tarefas programadas e não se dispersem.
3 -Defina o tempo de intervenção: para que não seja mal entendido se tiver que interromper um participante que está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo médio de intervenção de cada pessoa.
Fase 2: Durante a reunião
Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não “largue as rédeas” nem deixe que ela se comece a desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle cada momento. Em seguida, são apresentadas as regras que deverá cumprir durante a reunião e as formas como deverá lidar com os comportamentos dos vários participantes.
4- Cumpra as regras
São normas simples, mas que o farão sentir-se mais confortável na sua função e que o farão passar uma imagem mais profissional:
Utilizar uma agenda
Ter o material certo à mão
Evitar a dispersão
Rotatividade de funções
5 -Controle os comportamentos
O papel do facilitador ou moderador de uma reunião também passa por saber controlar comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia. Em seguida, são apresentados os principais tipos de pessoas que poderá ter numa reunião e algumas técnicas de intervenção que permitem dissipar a tensão:
Os agressivos: a melhor estratégia é aliar-se a eles, valorizando-os, por exemplo: “Deixe-me interrompê-lo um minuto: é óbvio que domina o assunto, mas como sabe, não é o caso de todos os que estão aqui presentes. Seria por isso útil ouvir os outros participantes.
Os que estão distraídos: se houver muitas conversas periféricas, convide as pessoas a partilharem os seus pontos de vista com os outros participantes.
Os que monopolizam: os participantes que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu discurso. Como? O animador resume a intervenção e relança o debate no grupo.
Os tímidos: os participantes mais tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em privado com o animador. Como conhecem o tema, ganham confiança com esta solicitação e podem opinar sobre outros pontos.
Fase 3: Após a reunião
Se acabou a reunião nos prazos previstos, ganhará o respeito dos participantes e conquistá-los-á ainda mais pela positiva se lhes enviar rapidamente o feedback da reunião. Faça circular os resultados e as principais conclusões rapidamente, com as decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com o dia e hora marcadas.
Conhece mais algumas dicas? Como são as reuniões em que participa?
