A falta de tempo na nossa vida profissional é, cada vez mais, um problema. Quantas vezes ouvimos as pessoas dizer, por exemplo, que não têm tempo ou que terão de prolongar o seu trabalho na hora de almoço ou ao fim do dia, e ainda que precisavam que o seu dia tivesse mais umas horas para poder fazer tudo o que queriam.
Não podemos alterar o número de horas que um dia tem, mas podemos interferir na gestão do nosso tempo, rentabilizando o tempo que gastamos, e tornando-nos mais produtivos, obtendo assim maiores ganhos (quer em tempo quer em dinheiro).
Para conseguir uma melhor gestão do tempo, é essencial manter uma agenda. Assinalar as tarefas que vão sendo executas, o tempo despendido na sua realização, e também, de quais as alturas do dia mais produtivas.
A intenção é verificar o que foi feito e quanto tempo demorou a sua execução. Pode ser surpreendente descobrir que, inesperadamente, se perde muito tempo com situações como ler o email, esperar por compromissos devido aos atrasos ou realizar tarefas ou actividades solicitadas pelos colegas.
Daqui pode ser realizada uma lista com oportunidades de melhoria na utilização do tempo.
Definir prioridades
A constante solicitação para a realização de inúmeras tarefas obriga os indivíduos a optarem por algumas delas. A melhor forma de realizar essa opção é através da definição de prioridades.
Uma boa forma de definir as prioridades é adoptar uma matriz semelhante a esta:
Tarefas A - são urgentes e importantes e exigem atenção ou execução imediata.
Tarefas B - são importantes mas não urgentes. Geralmente, são as tarefas B que ocupam a maior parte do tempo diário.
Tarefas C - são as mais baixas na hierarquia. São as chamadas tarefas de rotina, que exigem um mínimo de concentração, mas não são verdadeiramente importantes ou urgentes. Essas tarefas podem ser adiadas, dispensadas ou delegadas.
A hierarquia de tarefas não é uma estrutura rígida: as tarefas podem mudar de grau de importância por causa de informações que vão chegando ou alterações imprevistas.
Por exemplo: imagine que amanhã tem que entregar um relatório ao seu chefe. O relatório passa a ser menos urgente quando ele adoeceu, de repente, com gripe.
A divisão das tarefas não implica que a quantidade delas vá diminuir.
Quando há uma grande solicitação para executar diversas tarefas, pode ser útil realizar uma lista dos prazos em que estas devem ser concluídas.
Evitar o excesso de tarefas
Na vida profissional somos constantemente solicitados para realizar inúmeras tarefas, algumas das quais são pouco importantes, não são da nossa competência, ou poderiam ser desempenhadas por outros indivíduos. O excesso de tarefas pode tornar-se no principal “ladrão” de tempo, que é um bem escasso nos dias de hoje. Para evitar o excesso de tarefas deve-se evitar assumir mais trabalho do que aquele que realmente se pode fazer. Uma boa forma de o fazer é utilizando a assertividade, sabendo dizer não quando é proposta mais uma tarefa num momento em que se está atolado de trabalho.
Ao analisar todas as actividades que tem de ser realizadas, deve ser claro que algumas tem prioridade sobre as outras, pelo as tarefas menos prioritárias, como foi acima referido, podem ser adiadas, dispensadas ou delegadas, para que as mais prioritárias sejam correctamente desempenhadas.
Isto irá proporcionar uma melhor gestão de tempo, na medida em que deixará o indivíduo mais livre para se ocupar de actividades que só ele pode realizar.
Planear e programar o tempo
Prever, planificar e hierarquizar são os grandes pilares de uma organização de tempo mais eficaz.
Ter objectivos previstos para o nosso dia-a dia permite-nos concentrar naquilo que realmente devemos fazer, evitando distracções e esquecimentos.
Planear exige tempo, pelo que muitas vezes é ignorado, mas “1 minuto de planificação pode significar menos 10 minutos na execução”. Deste modo, pode ser bastante recompensador.
Como realizar um plano de trabalho?
Recolha de dados
Criar um diário semanal, com o registo horário dos afazeres diários.
Análise da utilização do tempo
Trabalhar os dados recolhidos e verificar a forma como são utilizadas as horas de trabalho.
Em paralelo, realizar uma lista com as oportunidades de melhoria que foram identificadas.
Criar planos de acção
Desenvolver planos de acção específicos para produzir melhorias na utilização do tempo. No desenvolvimentos destes planos deve estar sempre reservado um espaço para os imprevistos, porque de certeza que eles irão ocorrer
Acompanhamento
Algum tempo depois (por exemplo um mês) do inicio dos esforços para optimizar a gestão do tempo, deve ser feito um balanço sério, por escrito, para avaliar a evolução e decidir qual o trabalho adicional que deve ser feito.
Ritmo de Trabalho
Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Para trabalhar com eficácia, é essencial conhecer bem o próprio ritmo. Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.
A investigação indica que a maioria das pessoas atinge o seu ponto alto de atenção e assimilação por volta do meio-dia. O fim de tarde parece igualmente eficaz. No entanto convém sublinhar que cada pessoa tem os seus ritmos biológico e intelectual próprios. Muitos factores entram em jogo: o temperamento, os hábitos individuais e as condições exteriores. Não se pode generalizar em excesso. O nível de energia e de performance flutuam ao longo do dia inteiro, pelo que convém descobrir quando se funciona optimamente e quando se funciona menos bem. Assim, compete ao indivíduo observar-se e descobrir as suas horas mais rentáveis, as horas em que por norma se sente com mais energia e capacidade de assimilação.
As horas mais rentáveis devem ser aproveitadas para realizar as tarefas mais complexas. As tarefas mais fáceis ou que exijam menores níveis de concentração (tarefas rotineiras, por exemplo) podem ser deixadas para ocasiões de menor frescura.
O padrão de energia pode ser também influenciado pela alimentação. Logo a seguir a uma refeição pesada, a capacidade de concentração diminui, pelo que é aconselhável ingerir refeições ligeiras antes de grandes esforços intelectuais.
Trabalhar todo o dia, sem pausas, também acarreta cansaço e consequentemente uma diminuição na concentração, pelo que é recomendável fazer uma pequena pausa quando se passa muito tempo na realização de uma tarefa e a atenção começa a divagar.
Algumas sugestões para uma gestão do tempo mais satisfatória
Preparar na véspera a agenda, reservando 20% do tempo para os imprevistos
Organizar os materiais que utiliza no dia-a-dia. A organização consome algum tempo, mas poupa muito mais
Prever, pelo menos uma tarefa gratificante por dia. Principalmente indivíduos que desempenhem funções que lhes pareçam pouco satisfatórias.
Aproveitar “tempos mortos”. Perde-se bastante tempo à espera de reuniões que se atrasam, à espera da consulta no dentista, ou à espera do autocarro. Por que não rentabilizar esse tempo, usando-o para ler um livro ou telefonar a um amigo, com quem não se fala há muito tempo?
De facto o tempo é um bem escassso e deve ser aproveitado
Reply to delirios